工廠的采購員,擔(dān)負(fù)著工廠各種物資及服務(wù)的采購,供應(yīng)商選擇的職責(zé),掌握工廠資源。從而成為很多供應(yīng)商討好,拉攏甚至圍獵的對(duì)象。
因?yàn)楝F(xiàn)在很多工廠的供應(yīng)商大多都是中小民營(yíng)企業(yè),而這些企業(yè)往往以結(jié)果為導(dǎo)向,為拿到訂單,做事目的性,功利性都很強(qiáng);再加在法律,制度不健全的情況下,供應(yīng)商往往會(huì)鉆工廠制度的漏洞,一些采購員心態(tài)及三觀不正,或者自律性較差,淪陷成為供應(yīng)商圍獵對(duì)象,發(fā)生腐敗行為,與供應(yīng)商里應(yīng)外合,形成腐敗,給工廠造成巨大損失。
這一方面需要采購人員嚴(yán)格自律,規(guī)范行為,忠誠履職。另一方面需要工廠從制度入手,加強(qiáng)查核,防微杜漸,科學(xué)管理。
那么,采購發(fā)生違規(guī)與腐敗行為后,工廠會(huì)有哪些現(xiàn)象呢?
輕度: 物料交期不準(zhǔn),交貨期變長(zhǎng),交期延遲;物料品質(zhì)下降,品質(zhì)不穩(wěn)定;不良品退貨困難,不能及時(shí)得到補(bǔ)貨;物料價(jià)格在市場(chǎng)行情已經(jīng)大幅降價(jià)時(shí)不降價(jià),行情漲價(jià)時(shí)跟漲卻很快;倉庫超數(shù)量進(jìn)貨,物料大幅提前進(jìn)貨造成庫存及資金積壓,物料該來的不來,不該來的卻大量進(jìn)來;研發(fā)送樣消極滯后;供應(yīng)商配合度降低;各種場(chǎng)合,特別是重要會(huì)議上采購幫供應(yīng)商說話,讓本該被處罰的供應(yīng)商避免處罰等等。
重度: 物料價(jià)格畸高,大幅偏離正常價(jià)格;各種相關(guān)費(fèi)用增加,條件苛刻,服務(wù)縮水;物品質(zhì)量大幅下降,或者以次充好,等級(jí)下降;物料交期大幅變長(zhǎng),供應(yīng)商配合度降低低,協(xié)調(diào)難度大等等。
看看想想,你的工廠是否有以上現(xiàn)象經(jīng)?;蛘唛L(zhǎng)期存在。如果是,不一定就是發(fā)生了供應(yīng)商及采購員的違規(guī)或者腐敗行為,但是可以從這方面想一想,查一查。
供應(yīng)商會(huì)對(duì)采購進(jìn)行圍獵呢?采購的哪些行為看似正常,其實(shí)已經(jīng)屬于腐敗甚至職務(wù)犯罪了呢?
輕度:平時(shí)供應(yīng)商請(qǐng)采購請(qǐng)吃請(qǐng)喝請(qǐng)玩;名曰開會(huì)聯(lián)誼,學(xué)習(xí)研究,實(shí)則請(qǐng)旅游娛樂;節(jié)假日送禮送紅包; 重度:給回扣,好處費(fèi),服務(wù)費(fèi)甚至明確的回扣制度;里應(yīng)外合,價(jià)格上做手腳欺詐讓公司遭受損失;幫助支付采購個(gè)人私人費(fèi)用;提供兼職及其他渠道形式利益輸送等等。
怎么防范工廠采購的腐敗發(fā)生,讓其出色,高效,清廉工作呢?我認(rèn)為可以 從以下幾個(gè)方面入手。
1. 常規(guī)的KPI績(jī)效考核不可少。
這是很多工廠都已經(jīng)開展了的工作,對(duì)于督促崗位職責(zé)的履行,履職效果的評(píng)價(jià)必不可少。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,只要指標(biāo)設(shè)置合理,考核認(rèn)真持續(xù)執(zhí)行,可以規(guī)范及強(qiáng)化采購日常工作,在一定程度上防范腐敗行為發(fā)生。特別是對(duì)于物料準(zhǔn)時(shí)交貨率指標(biāo)的考核執(zhí)行很重要。
“吃人家的嘴軟,拿人家的手短?!辈少徳诎l(fā)生腐敗行為后,遲早必然體現(xiàn)在交期,價(jià)格,質(zhì)量等方面,物料交貨期可能漸漸得不到保證。所以任何時(shí)候,對(duì)于采購工作的評(píng)價(jià),物料準(zhǔn)時(shí)交貨是非常重要的指標(biāo)。同時(shí)可以參看我的之前文章《物控與采購崗位的相互配合與制約》。物控崗位可以作為防范,制約,發(fā)現(xiàn)采購違規(guī)腐敗行為的重要崗位,可以充分利用。
2. 注重并及時(shí)處理與采購相關(guān)崗位工作人員對(duì)于采購工作的問題反饋。
采購發(fā)生了違規(guī)或者腐敗行為,影響最大,感受最先最深的當(dāng)然是天天與他打交道的部門及人員。比如物控員,生產(chǎn)計(jì)劃員,生產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo),倉庫管理員,品質(zhì)管理員,研發(fā)人員,財(cái)務(wù)人員,行政人事部人員等等。這些人員幾乎天天與采購打交道,與物料打交道,與供應(yīng)商打交道。供應(yīng)商及采購的違規(guī)腐敗行為,必然影響到這些人員的相關(guān)工作,進(jìn)而影響到公司,讓公司受損。
所以感受最深,最先發(fā)現(xiàn)問題的應(yīng)該是這些與采購聯(lián)系緊密,天天打交道的相關(guān)人員。要重視并及時(shí)處理他們的問題反饋,將問題扼殺在初始階段。
調(diào)查屬實(shí)后,該移送司法機(jī)關(guān)的,移送司法機(jī)關(guān)處理。
3. 公司形成定期的制度化的物料檢討會(huì)議的制度。
工廠形成會(huì)議制度,定期對(duì)倉庫所有物料的庫存結(jié)構(gòu);物料品質(zhì);本期物料延期情況;不良品及時(shí)退貨情況;呆滯庫存情況進(jìn)行分析匯報(bào),接受大家問詢,意見,建議,形成制度:讓呆滯庫存,物料延期,進(jìn)料品質(zhì),超量進(jìn)貨,不良品退貨等情況無可遁形,擺上臺(tái)面來接受大家的分析。
這個(gè)會(huì)議可以由物控員收集分析數(shù)據(jù)材料,并進(jìn)行會(huì)上匯報(bào),計(jì)劃物控部領(lǐng)導(dǎo)主持,一般一月一次。物控員會(huì)議記錄并后續(xù)追蹤,公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參與。對(duì)于發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決糾正物料控制,采購,庫存管理等供應(yīng)鏈等方面的問題是比較有效的。會(huì)給采購人員及物料控制人員較大的壓力。
這個(gè)需要會(huì)議主持人有較高的駕馭會(huì)議的能力,有一定的資歷;會(huì)議前要充分準(zhǔn)備,要有較好的溝通協(xié)調(diào)能力,抓住會(huì)議主旨,分清輕重緩急,達(dá)到會(huì)議目的。最后的會(huì)議決議要有落實(shí),有反饋。并且制度化,長(zhǎng)期化。這對(duì)于發(fā)現(xiàn)采購問題并及時(shí)糾正,以免形成更嚴(yán)重錯(cuò)誤是非常有作用的。
任何違規(guī)與腐敗行為,害怕的就是放在陽光下,透明公開與群眾監(jiān)督。
4 公司成立專門的價(jià)格審計(jì)部門。
對(duì)采購的物料單價(jià),供應(yīng)商開發(fā),選擇,維護(hù),采購合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)。但是這必然增加公司的運(yùn)作成本,不是所有公司都有這樣的機(jī)構(gòu)的,需依據(jù)公司實(shí)際需要,權(quán)衡利弊而進(jìn)行。 現(xiàn)在有很多公司成立了這樣的部門,運(yùn)行效果良好。
5. 采購及供應(yīng)商簽訂《廉政保證書》。
在采購入職及供應(yīng)商正式納入工廠合格供應(yīng)商目錄前,工廠與采購及供應(yīng)商簽訂《廉政保證書》,這更多的是一種儀式感,但是多少還是有點(diǎn)警示作用的。
6. 最后一條,也是最重要的一條,及時(shí)處理違規(guī)。
公司從上到下,形成廉潔自律的廉政文化氛圍,對(duì)于采購的違規(guī)行為,及時(shí)發(fā)現(xiàn),提醒制止,防微杜漸,治病救人,不讓它發(fā)展為腐敗。
公司應(yīng)該制定負(fù)面清單,詳細(xì)列明哪些行為屬于違規(guī)/腐敗不可觸碰:例如接受贈(zèng)送,錢物,宴請(qǐng),接受間接輸送利益;哪些行為可以但是要請(qǐng)示自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),提前報(bào)備,得到許可方可進(jìn)行。例如:參加供應(yīng)商的公司年會(huì),宴請(qǐng)供應(yīng)商。清單越詳細(xì),越具可操作性性越好。
同時(shí),對(duì)于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了的“案件”,認(rèn)真調(diào)查分析,區(qū)分嚴(yán)重程度,看是屬于采購行為違規(guī)還是已經(jīng)上升到了腐敗的程度,加以定性,區(qū)別對(duì)待。對(duì)于違規(guī)的,發(fā)現(xiàn)苗頭及時(shí)糾正,提醒,幫助,有些行為已經(jīng)違規(guī)了而采購本人還不自知;對(duì)于已經(jīng)越線或者多次有意違規(guī)的,屬于腐敗了的,堅(jiān)決清理出公司,不搞下不為例。
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