供應(yīng)鏈以進(jìn)銷存為基礎(chǔ)，進(jìn)銷存以“存”為依托，“存”以盤點為核心。盤點的準(zhǔn)確性，直接關(guān)系到庫存與成本的準(zhǔn)確性。本文來說一說關(guān)于盤點的那些事。
進(jìn)銷存以“存”為依托，“存”以盤點為核心
我曾經(jīng)遇到這樣一個餐飲企業(yè)，有幾十家連鎖店，由于快餐業(yè)態(tài)，店面不大，SKU不多，物料每日配送，半成品標(biāo)準(zhǔn)化程度也比較高，所以就要求門店實行日盤。這么高的盤點頻率，防止庫存問題日積月累，這在餐飲行業(yè)里已經(jīng)算是很先進(jìn)的庫存管控方法了。但是實際是，當(dāng)我登錄到該企業(yè)的系統(tǒng)進(jìn)行巡查時，偶然發(fā)現(xiàn)某個門店的每天實盤數(shù)都是相同的，只有月末是不同的。
可想而知，這個門店根本就沒做盤點，而是每天都在系統(tǒng)中復(fù)制盤點單。這就細(xì)思極恐了，其他門店可能不會這么囂張地直接復(fù)制，但是填入的盤點數(shù)據(jù)是真的嗎？這樣盤點出來的庫存，能成為采購訂貨的依據(jù)嗎？如果不能的話，那采購訂貨量除了拍腦門，還有別的方法嗎？
很明顯，這個企業(yè)的盤點已經(jīng)流于形式。為什么會流于形式呢？是門店執(zhí)行力的問題嗎？固然倉庫管理員不應(yīng)該弄虛作假，但卻處于無人監(jiān)管，那就是總部管理體系的問題了。為什么總部缺乏關(guān)于盤點的管理體系？或者即便有這類體系，總部卻帶頭不執(zhí)行？歸根到底，最高管理者要么是懈怠懶政，要么就是沒有意識到盤點的重要性。
（一）盤點是什么？
百度百科上的定義是：所謂盤點，是指定期或臨時對庫存商品的實際數(shù)量進(jìn)行清查、清點的作業(yè)，即為了掌握貨物的流動情況（入庫、在庫、出庫的流動狀況），對倉庫現(xiàn)有物品的實際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對，以便準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)量。
盤點的定義說的挺冠冕彈簧的，其實盤點就一個目的：搞清楚此時此刻的真實庫存數(shù)量是多少。
所謂“實地盤存法”就是到倉庫去真實的數(shù)數(shù)，這就是“實盤數(shù)量”，把這個實盤數(shù)量作為下一期的期初庫存。我們常說的“盤點”指的是“實地盤存法”。
所謂“永續(xù)盤存法”就是不到去真實的數(shù)數(shù)，而是按照平時每一筆入庫出庫對庫存進(jìn)行計算，得出一個現(xiàn)在的庫存，這就是“賬存數(shù)量”，把這個賬存數(shù)量作為下一期的期初庫存。如果你用了進(jìn)銷存軟件管理庫存，規(guī)規(guī)矩矩地錄入每一筆入庫和出庫，在不進(jìn)行盤點的情況下，用的就是“永續(xù)盤存法”。
對于SKU在30-50種的業(yè)態(tài)，例如標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的快餐業(yè)態(tài)，應(yīng)每天進(jìn)行實地盤存。對于標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的正餐業(yè)態(tài)，煙酒商品應(yīng)該每天進(jìn)行實地盤存，其他材料應(yīng)每10天進(jìn)行一次實地盤存。
（二）為什么盤點差異這么大？
如果實地盤點，盤點的下一天就將使用實盤數(shù)量作為期初數(shù)量，所以盤點的準(zhǔn)確性就直接影響賬務(wù)的準(zhǔn)確性。像開篇那樣盤點弄虛作假的，就是非常嚴(yán)重的舞弊行為了。盤點的準(zhǔn)確包含兩層含義，一是盤點數(shù)量準(zhǔn)確，二是盤點差異小。
為了確保盤點數(shù)量準(zhǔn)確，就要制定嚴(yán)格的盤點流程和制度體系，關(guān)于這個話題，在下面的“盤點流程設(shè)計”中詳述。
如何達(dá)到“盤點差異小”呢？“盤點差異”指的是賬存數(shù)量與實盤數(shù)量之間的差異，要讓這個差異小，就意味著賬存要接近現(xiàn)在的真實庫存，那也就意味著賬存要盡可能真實。這就不僅僅與盤點本身有關(guān)系了，而是與整個庫存管理水平都有密切關(guān)系。
一般來說，相對嚴(yán)格的庫存管理流程，應(yīng)達(dá)到以下要求：
- 嚴(yán)格執(zhí)行“先入后出”，按照實物收發(fā)順序，在進(jìn)銷存系統(tǒng)內(nèi)先做入庫，再做出庫，不要讓順序錯亂，杜絕漏單、補(bǔ)單等情況的發(fā)生。
- 嚴(yán)格執(zhí)行采購的“三方驗貨機(jī)制”，來貨驗收時，采購、庫管、廚師長應(yīng)同時驗收，分別對金額、數(shù)量、品質(zhì)三個要素負(fù)責(zé)。尤其是凈菜品質(zhì)的把控，這是經(jīng)常被忽視的一環(huán)，因為采購驗收很難與終末盤點準(zhǔn)確性聯(lián)系在一起。但是餐飲行業(yè)的物料消耗往往是按照成本卡（BOM）進(jìn)行沖減，沖減數(shù)量是理論毛料消耗量。如果來料品質(zhì)不佳，出成率低，那么系統(tǒng)沖減數(shù)量就會小于實際消耗數(shù)量，盤點的賬存數(shù)就會虛高，盤點差異就會很大了。
- 建立嚴(yán)格的倉庫領(lǐng)用制度，專人、專時、限額領(lǐng)用，庫管見單發(fā)貨，交單后錢貨兩清，簽字即確認(rèn)。
- 不斷調(diào)整BOM（成本卡）的準(zhǔn)確性，BOM的精確與否，直接影響原料理論耗用量，從而影響盤點單賬存數(shù)。
上面幾個環(huán)節(jié)都做到，才能確保盤點的賬存盡可能準(zhǔn)確，否則盤點就會出現(xiàn)很大差異，導(dǎo)致盤點后很大的對賬調(diào)賬工作量。
（三）如何設(shè)計盤點流程？
盤點的核心在于實盤數(shù)量準(zhǔn)確，如果像開篇那個例子那樣，盤點還不如不做。既然要盤點，就要設(shè)計一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋P點流程。
1、設(shè)定盤點周期
上面已經(jīng)提到過，對于SKU在30-50種的業(yè)態(tài)，例如標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的快餐業(yè)態(tài)，應(yīng)每天進(jìn)行實地盤存。對于標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的正餐業(yè)態(tài)，煙酒商品應(yīng)該每天進(jìn)行實地盤存，其他材料應(yīng)每10天進(jìn)行一次實地盤存。不要簡單粗暴地進(jìn)行月末大盤，除非你的領(lǐng)導(dǎo)能接受每月中旬才能出上個月的賬務(wù)報表。
2、誰來盤點
總倉應(yīng)由庫管盤點，財務(wù)進(jìn)行監(jiān)盤。門店應(yīng)由檔口負(fù)責(zé)人盤點，日盤由店長監(jiān)盤，月末由財務(wù)進(jìn)行監(jiān)盤。
3、盤點的準(zhǔn)備
提前準(zhǔn)備好電子秤、計算器、器皿（如裝調(diào)料的不銹鋼空盆）、計時器、空白盤點表（品名、規(guī)格、單位、實盤數(shù)量、備注、凈料數(shù)量）。清空冰箱，相同原材料放置在一起，避免東一塊西一塊。預(yù)約時間，生產(chǎn)和銷售部門提前做好準(zhǔn)備，財務(wù)封賬，確保盤點過程不受干擾。對于大盤點，要召開動員會，做好分工，明確時間要求。
4、盤點過程如何進(jìn)行
實地盤點要全程計時，并應(yīng)由兩人進(jìn)行，一人唱盤，一人記錄，尤其注意物料核算單位和最小單位，記錄盤點數(shù)量時不要串位。監(jiān)盤人應(yīng)全程跟盤，監(jiān)督唱盤人報數(shù)的正確性與記錄人的記錄的正確性。監(jiān)盤人應(yīng)保留一聯(lián)手工記錄的盤點表，以備抽查系統(tǒng)數(shù)據(jù)與手填數(shù)據(jù)的一致性。對于在制半成品，凈料數(shù)量填寫在備注旁邊，并根據(jù)出成率還原成毛料數(shù)量，填入實盤數(shù)量。
使用智能設(shè)備進(jìn)行盤點
對于標(biāo)準(zhǔn)化比較高的企業(yè)，盡可能使用智能化設(shè)備，主要包括以下兩種方式：
對于貼碼的標(biāo)品，采用PDA掃碼盤點，盡可能一物一碼，挨個掃碼，避免漏盤。
對于稱重的非標(biāo)品，采用智能電子秤稱重盤點，一邊稱重，一邊錄入，提高盤點效率。
使用智能化設(shè)備，最重要的目的就是提高盤點的效率和準(zhǔn)確性。通過邊盤邊記錄，節(jié)省了后續(xù)錄入盤點單的二次工作量，提高了效率并減少了錄入出錯率。
5、錄入與審核盤點單
庫管員按照實地盤點手工記錄的盤點數(shù)，將實盤數(shù)量錄入系統(tǒng)（也可以直接采用手機(jī)盤點，邊盤邊錄）。錄入時，務(wù)必要看清楚單位。對于未盤點物料的處理方式，如果是非全面盤點，應(yīng)采取“賬存不變”的方式。如果是全盤，應(yīng)采取“賬存結(jié)零”的方式。庫管員確認(rèn)錄入無誤后，對盤點單進(jìn)行提交，等待審核。店長對盤點單進(jìn)行審核，財務(wù)抽檢盤點單進(jìn)行復(fù)審。
采用智能電子秤進(jìn)行進(jìn)銷存和盤點的稱重即錄入
（四）如何進(jìn)行盤后分析？
如果盤點后不開分析會，幾乎等于沒盤點。這并不是注重會議的形式，而是強(qiáng)調(diào)盤點之后的分析。對于盤點差異的成因，一定要通過分析的方式找出來，并在下次盤點時避免，這才是盤點分析的目的。
盤點分析會可以按照下面的方式來召開：
- 所有倉庫盤存后兩天內(nèi)，由成本會計主持召開成本分析會議，該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、庫管、采購、廚師長、財務(wù)等要參加會議。
- 成本會計展示本期的所有盤存差異，并列出各個倉庫中差異過大的前幾名，必須分析出損益確切的原因，包括漏出入庫、重復(fù)出入庫、錯誤出入庫、漏盤、多盤、錯盤、BOM問題、丟失損耗等。
- 分析出每一種差異過大的原因后，責(zé)成責(zé)任部門和責(zé)任人，給出改進(jìn)期限和改進(jìn)目標(biāo)，制定改進(jìn)計劃，明確下期會議跟進(jìn)內(nèi)容。
（五）如何對盤點差異進(jìn)行賬務(wù)處理？
在確保盤點單賬存與實存均準(zhǔn)確的情況下，如果盤點單仍然有差異，就要從賬務(wù)上進(jìn)行處理了。處理方法分為“以盤記銷”與“盤點盈虧”的區(qū)別。
如果某種物料日常只做入庫，但出庫卻不手工去做，那就是“以盤記銷”的，盤點的差異（一般為負(fù)差異）就是這種物料的實際消耗量，即采用“倒推”的方式來計算物料的本期用量。從財務(wù)上，也將直接將該物料的盤虧金額借記到主營業(yè)務(wù)成本科目上。
如果“以盤記銷”的物料出現(xiàn)盤盈，那是非常不正常的。要么是產(chǎn)品出品時對原料偷工減料了，要么就是BOM設(shè)定的額定用料過高，這就需要廚師長進(jìn)行判斷了。
如果某種物料日常的入庫出庫都正常制單，那么一旦出現(xiàn)盤點盈虧，就是真正的盈虧了。對于這類物料，一旦出現(xiàn)盤虧，應(yīng)先借記到“待處理財產(chǎn)損益”科目上，作為未決金額，然后進(jìn)行原因分析。如果分析出是人為原因，那么按照責(zé)任人的比例，應(yīng)該由責(zé)任人進(jìn)行賠償。如果分析出的不是人為原因，則直接將“待處理財產(chǎn)損益”貸記減少，并借記“管理費(fèi)用”，從而調(diào)增本期費(fèi)用，減少本期凈利潤，這就相當(dāng)于公司來承擔(dān)這部分盤虧損失了。
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