“有人說，采購(gòu)是省錢的部門，這一點(diǎn)我不否認(rèn)。但是趁著便宜使勁買我認(rèn)為并不是在省錢，而是將錢堆在倉(cāng)庫(kù)發(fā)霉變質(zhì)，在浪費(fèi)錢?！蹦巢惋嬈髽I(yè)總經(jīng)理這么說。其實(shí)只要做好庫(kù)存盤點(diǎn)，“花錢”也可以變成“省錢”。
庫(kù)存盤點(diǎn)、產(chǎn)品采購(gòu)和產(chǎn)品驗(yàn)收是采購(gòu)環(huán)節(jié)中最重要的三個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤都可能造成企業(yè)的重大損失。因此把好采購(gòu)關(guān)，也是企業(yè)節(jié)約成本的途徑之一。
十月份的一個(gè)下午，某著名餐飲企業(yè)的董事長(zhǎng)巡完店正悠然自得的在辦公室喝著茶，這時(shí)采購(gòu)總監(jiān)推開他的門，向他匯報(bào)了一個(gè)令人吃驚的數(shù)字。“張總，庫(kù)存盤點(diǎn)結(jié)果出來了，我們倉(cāng)庫(kù)總共積壓的庫(kù)存核算下來是600萬元。”600萬元的庫(kù)存相當(dāng)于企業(yè)三家門店全年的凈利潤(rùn)，幾乎占到整個(gè)公司利潤(rùn)的三分之一。這下該董事長(zhǎng)坐不住了，手忙腳亂的組織開高管會(huì)，重點(diǎn)解決這600萬庫(kù)存積壓的問題。
如果餐廳經(jīng)常做庫(kù)存盤點(diǎn)，還會(huì)積壓如此多的原料嗎？餐廳還會(huì)一味毫無頭緒地采購(gòu)嗎？餐廳還會(huì)減少600萬的凈利潤(rùn)嗎？餐飲人做好庫(kù)存盤點(diǎn)，不僅是對(duì)采購(gòu)的一種協(xié)助，更是企業(yè)成本節(jié)約的一大途徑。
庫(kù)存盤點(diǎn)內(nèi)容：
庫(kù)存盤點(diǎn)分為日點(diǎn)、周點(diǎn)、月點(diǎn)三種。日點(diǎn)的關(guān)注對(duì)象主要用量大、價(jià)值高、耗時(shí)短的原料，即所謂的“濕貨”，例如肉類等；周點(diǎn)則是用量小、價(jià)值低、耗時(shí)長(zhǎng)的原料，即所謂的干貨，例如紙巾等；月點(diǎn)則是在周點(diǎn)的基礎(chǔ)上再加上一些低值易耗品，例如餐具、清潔用品等。
庫(kù)存盤點(diǎn)的主要工作內(nèi)容為：1.查數(shù)量。通過點(diǎn)數(shù)和計(jì)數(shù)查明各類原材料在庫(kù)的實(shí)際數(shù)量，核對(duì)庫(kù)存賬目數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量是否一致；2.查質(zhì)量。檢查在庫(kù)原材料及物品質(zhì)量有無變化，有無超過有效期和保質(zhì)期，有無長(zhǎng)期積壓等現(xiàn)象，必要時(shí)還需對(duì)原材料進(jìn)行技術(shù)抽檢，以確保其質(zhì)量問題；3.查保管條件。檢查保管條件是否與各種物品及原材料的保管要求相符。
庫(kù)存盤點(diǎn)不僅是企業(yè)采購(gòu)前的盤點(diǎn)購(gòu)買，而且可以核查企業(yè)實(shí)際庫(kù)存，以便發(fā)現(xiàn)庫(kù)存管理中出現(xiàn)的問題，更可以計(jì)算企業(yè)資產(chǎn)的損益，以免出現(xiàn)庫(kù)存量過高，流動(dòng)資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)受到威脅的現(xiàn)象。
庫(kù)存數(shù)量異常及處理：
按照原料實(shí)際盤點(diǎn)的數(shù)量和一定的計(jì)價(jià)方法計(jì)算出庫(kù)房月末食品飲料及各類原材料的實(shí)際庫(kù)存額。為控制實(shí)際庫(kù)存額有無短缺，需要將實(shí)際庫(kù)存額與賬面庫(kù)存額作比較。
即月末賬面庫(kù)存額=月初庫(kù)房庫(kù)存額＋本月庫(kù)房采購(gòu)額－本月庫(kù)房發(fā)料總額，庫(kù)存短缺額=賬面庫(kù)存額－實(shí)際庫(kù)存額。在庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)會(huì)出現(xiàn)實(shí)際庫(kù)存額與賬面庫(kù)存額不一樣的情況，產(chǎn)生的差異有合理與不合理兩種解釋，現(xiàn)一一進(jìn)行分解。
合理現(xiàn)象原因：
1.領(lǐng)料單統(tǒng)計(jì)的發(fā)料額和月末實(shí)物盤點(diǎn)的庫(kù)存額不是完全按實(shí)際進(jìn)價(jià)計(jì)價(jià)，從而帶來人為的金額差異。
2.原料發(fā)放時(shí)，重量的衡量允許有一定誤差。
3.有些原料會(huì)自然干燥失重。
差異產(chǎn)生的不合理原因：
1.對(duì)某些部門或個(gè)人發(fā)料，不填或不記入領(lǐng)料單。
2.發(fā)放的原料量與領(lǐng)料單記錄不一致。
注：建立“凡物必有賬”之制度，才能達(dá)到成本控制、增加利潤(rùn)之目的。
3.因管理不善，食品變質(zhì)腐爛、玻璃瓶裝原料打碎等。
4.因管理不嚴(yán)，食品飲料丟失或私用。
如果庫(kù)存短缺率超過1％，管理員有責(zé)任調(diào)查原因和被追查責(zé)任，采取改進(jìn)措施。這些改進(jìn)措施會(huì)涉及到采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存和發(fā)料等各個(gè)環(huán)節(jié)。
當(dāng)出現(xiàn)差異時(shí)，可主要從以下幾個(gè)方面著手，做明確規(guī)定：
1.員工崗位操作標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格明確采購(gòu)員、庫(kù)管員及領(lǐng)料流程的規(guī)范，避免出現(xiàn)賬面庫(kù)存與實(shí)際存庫(kù)差異較大現(xiàn)象；
2.做好輪替和物品的保管。嚴(yán)格做到先進(jìn)先出，避免出現(xiàn)過期、變質(zhì)現(xiàn)象，同時(shí)避免出現(xiàn)積壓，導(dǎo)致成本過高；
3.采購(gòu)適量。嚴(yán)禁超量采購(gòu)，增加管理難度和存放空間，造成過期、霉變。
4.杜絕偷吃、偷拿、浪費(fèi)等現(xiàn)象。嚴(yán)令禁止員工偷拿公司原料，造成企業(yè)原料流失率過高，形成無形成本。
本文摘自《中國(guó)好餐飲雜志》
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