（這是“預算”系列連載的第四篇。本篇的重點，是解決上文兩個遺留問題的第一個：制定怎樣的《采購和報銷制度》，來保障 WAVC 的準確性和及時性，從而提升“預算”的可信度？）
如果你已經(jīng)讀過前面的三篇文章，WAVC 一定會給你留下深刻的印象，它是我為攝影行業(yè)創(chuàng)造的，也是我們行業(yè)獨有的全新指標，非常有價值，請你務必把它用好！
WAVC 有兩個身份：它是檢查運營現(xiàn)狀的“體溫計”；它還是“預算”的“老爹”。毫無疑問，WAVC 的數(shù)據(jù)是否準確有效，嚴重地影響了，測算出的“預算”是否可信！
所以，當我們要使用 WAVC 進行運營監(jiān)控，以及要使用 WAVC 來測算成本“預算”時，也必須要考慮：如何確保 WAVC 數(shù)值是準確的，也盡可能是及時的？
一、《制度》與“預算”有關系
怎樣才能讓 WAVC 的數(shù)據(jù)，既準確又及時呢？首先，當然要為“記錄員”崗位，找到合適的人選。其次，我們再要求記錄員，必須嚴格遵守《成本劃分規(guī)則》，更要保持認真又細致的工作態(tài)度，…等等。
我想在這里著重說明的是，除了記錄員和她的工作態(tài)度之外，我們還需要《財務制度》的幫助。
在“預算”系列連載的第一篇里，我曾提到過“兩個點+三件事”。其中的第二件事，就是：頒布《采購和報銷規(guī)則》。這就是說，為了 WAVC 數(shù)據(jù)的“準確性”和“及時性”，我們需要制度上的保障。
哦哦哦，你現(xiàn)在應該表現(xiàn)出“煥然大悟”的樣子了！哈哈，原來《財務制度》并不是孤立的管理制度，她能幫助我們做“預算”，她跟“預算”的關系，相當?shù)亍皶崦痢眴眩?/p>
二、老板要做表率
在影樓或攝影工作室，《財務制度》的主體，可等同于《采購及報銷制度》(以下用《制度》來代表)。
各個公司的內(nèi)部制度，條款和形式都各不相同，但《制度》中的核心條款，至少應該要，首先起到這樣的作用：要求全員配合，共同保障財務記錄的“準確性”和“及時性”！然后才可能是其它。
你現(xiàn)在可以回顧一下你公司的《制度》，其中的那些條款，是否已具備了，保障財務記錄“準確”和“及時”的作用？如果沒有，應該立即修訂。我說的是：立刻、馬上、現(xiàn)在，不容拖延！
另外，看在 WAVC 和“預算”(其實就是利潤)的份上，老板自己也應該模范地遵守《制度》中的相關規(guī)則，為全員做出表率。
三、《制度》中的三個要素
小規(guī)模公司的《制度》，應該簡明扼要，方便全員理解和執(zhí)行。同時，作為“準確性”和“及時性”的保障，這三個要素，在《制度》中不能缺少，而且應該提出明確的行為規(guī)范：“設置采購權(quán)限”、 “嚴格報銷時限”、“執(zhí)行審批程序”。讓我來解釋一下：
1．設置采購權(quán)限，這是指：某些主管，能夠享有“先買后報銷”的金額權(quán)限，比如：低于200元的采購和支出。超過這個權(quán)限金額的任何采購和支出，都必須遵守“先申請再采購”的原則。
設置采購金額權(quán)限的目的：一方面，要讓發(fā)生在一線的小額支出，始終保持高度的靈活性；另一方面，配合“采購審批程序”，我們可以有效地防止，大額采購”超預算“現(xiàn)象的發(fā)生。通過審批《采購申請表》，老板有機會在采購發(fā)生之前，將該采購事項與“預算”進行比對。立刻就能知道，在該項細分成本上，還有多少“余額”可花？該采購事項是在“預算內(nèi)”？還是已經(jīng)“超預算”？是否必須給予“追加“？
并不是所有的主管，都需要賦予采購權(quán)限。老板可以根據(jù)主管的實際工作需要，來做決定。只把采購權(quán)限賦予那些，有特定需求的管理人員。采購權(quán)限的金額大小，也可以根據(jù)需要定期降低或提高。（小貼士：采購權(quán)限的具體金額，比如：200元以下，不要直接寫在《制度》里面，每次調(diào)整金額的時候，就不用去改《制度》了）。
2．嚴格報銷時限，這是指：無論哪一種類型的采購支出，都必須在規(guī)定的時間期限內(nèi)，比如：從支付發(fā)生日起 30天之內(nèi)，完成報銷。
為報銷設置“時限”，目的是為了提升財務記錄的及時性，避免漏記，從而盡可能的，降低 WAVC 數(shù)據(jù)的滯后程度。試想，如果有一大堆花費，在三、五個月之后才來報銷的話，支出記錄與實際支出之間，就存在了偏差，WAVC 也就不準確了。“溫度計”不準確，公司運營現(xiàn)狀不明確，依此測算的“預算”，當然也就不太靠譜了。
3．執(zhí)行審批程序，這是指：從發(fā)起采購申請、審批采購申請、執(zhí)行采購并支付、確認收貨、回收票據(jù)、直到報銷完畢的整個過程中，所需要經(jīng)歷的審批路線，審批責任人，以及相關職責。（下圖為參考案例）
與采購權(quán)限相配合，執(zhí)行審批程序的目的，仍然是為了讓“預算”，在實際工作中，能真正起到作用。有關審批程序的執(zhí)行，有三個點，我想要特別說明：
第一，我始終堅持，發(fā)起采購申請的主管，必須要填寫書面的《采購申請表》。在《采購申請表》中，必須要寫明采購的原因。從填寫的采購原因當中，老板能清晰地感知到，下級主管對日常工作細節(jié)的熟悉程度，甚至還能作為主管工作態(tài)度的佐證。鼓勵一線主管多多“動動筆”，是對主管的培養(yǎng)。
第二，除特殊情況外，得到批準的采購申請，均由公司負責支付和后續(xù)報銷。一方面，可以規(guī)避員工經(jīng)手支付帶來的風險；另一方面，可以提高采購后報銷的工作效率，對財務記錄的“及時性”有貢獻。
第三，老板必須親自簽批，“所有”的采購申請和報銷。這就是說，老板的“一只筆”，是公司唯一的審批窗口。公司只留一個審批窗口，可以大大降低財務管理的復雜程度，公司“預算”的執(zhí)行難度，也大大地降低了。
老板太忙了，公司所有的采購申請和報銷，都必須給他批。會不會忙不過來呢？
沒關系的，我們推出“定時審批”的規(guī)定。
四、定時審批
定時審批，這是指：公司每周僅在固定的時間，比如：每周二下午14:00點，進行1次例行的審批工作，其他時間不再進行采購和報銷審批。這就要求各級主管，在每周固定的”審批時間”之前，提前準備并提交自己的《采購申請》和《報銷單》。
每周只批一次，財務數(shù)據(jù)在 7 天內(nèi)相對穩(wěn)定，給老板留出了足夠的時間。每周一次的審批會議，也是老板與財務人員，絕佳的互動和溝通機會。
每周只批一次，一線會不會覺得不太方便呢？當然不會！僅僅 7 天而已，反而可以倒逼一線主管，養(yǎng)成一定程度的提前規(guī)劃意識，何樂而不為？
五、預借現(xiàn)金和工作備用金
除了《采購和報銷制度》，公司還可以對“預借現(xiàn)金”，以及“工作備用金”進行規(guī)范。它們可以避免員工大額墊款，但對財務記錄的“準確性”和“及時性”，并沒有什么影響。我在這里就不再累述了。
請繼續(xù)閱讀下文。這是“預算”系列連載的第四篇，下一篇解讀：如何讓“預算”能夠跟得上，實際業(yè)績與目標之間的偏差和波動，從而實現(xiàn)利潤最大化呢？
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