今天將通過(guò)案例的形式分享與請(qǐng)購(gòu)相關(guān)內(nèi)部控制缺陷與應(yīng)對(duì)措施。
【案例1】
某貿(mào)易企業(yè)，年銷售額超2億元。采購(gòu)人員采購(gòu)貨物較為隨意，在采購(gòu)前沒(méi)有與銷售部溝通下月銷售量較大的貨物，也沒(méi)有與倉(cāng)庫(kù)部門(mén)核對(duì)庫(kù)存情況。
采購(gòu)事項(xiàng)發(fā)生前也無(wú)審批流程，采購(gòu)貨物全憑感覺(jué)。導(dǎo)致的結(jié)果：企業(yè)庫(kù)存數(shù)量急劇加大，采購(gòu)回來(lái)的貨物銷售不出去形成庫(kù)存（長(zhǎng)時(shí)間堆放價(jià)值會(huì)下降）而客戶需要的貨物倉(cāng)庫(kù)長(zhǎng)期缺貨。
【相關(guān)內(nèi)控問(wèn)題】
1. 采購(gòu)無(wú)計(jì)劃，采購(gòu)量不足或過(guò)多。
2. 沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批流程，缺乏集體決策。
3. 缺乏請(qǐng)購(gòu)審批，超越權(quán)限審批。
【案例2】
公司的pos系統(tǒng)上線后，倉(cāng)庫(kù)為了提高效率，使用無(wú)線掃描槍，為了和無(wú)線掃描槍配套，需要購(gòu)買(mǎi)“WIFI”設(shè)備。公司信息部吳某在實(shí)地查看后，認(rèn)為需要17臺(tái)該設(shè)備。該設(shè)備也是吳某親自去采購(gòu)的，
吳某去電腦城找了兩家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，A供應(yīng)商報(bào)價(jià)為每臺(tái)4950元，B供應(yīng)商報(bào)價(jià)4200元。而我部在網(wǎng)站上查到同型號(hào)、同廠家設(shè)備報(bào)價(jià)為2600元。后來(lái)軟件公司來(lái)做方案，只需要WIFI設(shè)備5臺(tái)，多買(mǎi)了12臺(tái)。
【相關(guān)內(nèi)控問(wèn)題】
1.采購(gòu)申請(qǐng)與采購(gòu)執(zhí)行沒(méi)有形成牽制
2.采購(gòu)申請(qǐng)沒(méi)有相關(guān)人員審批復(fù)核
3.沒(méi)有采取多種方式、多渠道詢價(jià)
【案例3】
因貪污挪用公款840萬(wàn)元，一國(guó)企官員被判死緩。。沈某用向他人索要的空白合同及空白商業(yè)零售專用發(fā)票，偽造工礦產(chǎn)品購(gòu)銷合同，
虛擬水電工程處從北京某電纜有限公司購(gòu)買(mǎi)價(jià)值382.6萬(wàn)元電力電纜的事實(shí)。
指令保管員填寫(xiě)虛假的材料入庫(kù)驗(yàn)收單，然后用寫(xiě)有187.04萬(wàn)元和195.6萬(wàn)元的兩張空白發(fā)票平賬。
【相關(guān)內(nèi)控問(wèn)題】
1.電力電纜的請(qǐng)購(gòu)、審批和實(shí)際采購(gòu)全由沈某一人完成。
2.采購(gòu)和驗(yàn)收沒(méi)有形成牽制。
3.應(yīng)付賬款的控制上對(duì)于入賬憑證的審核不嚴(yán)密造成應(yīng)付賬款的入賬依據(jù)不真實(shí)。
通過(guò)以上案例可知，采購(gòu)計(jì)劃不合理的最大風(fēng)險(xiǎn)可能是災(zāi)難式的，直接導(dǎo)致企業(yè)巨大損失。
控制采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)要實(shí)行集體決策，控制要點(diǎn)如下：
1.多部門(mén)參與、參與采購(gòu)決策的主體人員要相當(dāng)專業(yè)
2.建立內(nèi)部溝通機(jī)制，及時(shí)獲取庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售信息
3.將采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理充分結(jié)合
4.對(duì)市場(chǎng)的充分預(yù)計(jì)
5.確保采購(gòu)計(jì)劃審批的權(quán)威性，保證采購(gòu)信息的充分傳播
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