采購中的合同管理用于管理與供應商、客戶和其他第三方的端到端合同。
合同管理流程包括合同申請或啟動、編寫、談判/修訂和批準階段、執(zhí)行和簽署以及義務監(jiān)控、續(xù)簽、修訂和到期。
對于一些企業(yè)來說，采購合同管理的部分甚至全部可能是手動操作的，這可能會影響供應商管理效率。
采購合同管理的關鍵步驟
概括來說，采購合同管理過程有7個主要步驟：
步驟1-請求或啟動：
企業(yè)用戶請求新合同或審查現有合同的能力。根據需要，可以將此請求發(fā)送到采購和/或法律部門，為審查和處理請求提供一個中心位置。
步驟2-合同創(chuàng)建與編寫：
合同創(chuàng)建和編寫是使用現有和已批準的模板和條款結合一組業(yè)務規(guī)則組合成合同的過程。
此自助服務功能允許用戶在法律團隊設定的范圍內獨立創(chuàng)建合同，從而提高合同周期的速度和效率。
步驟3-合同談判與審查：
此時合同已與另一方共享，并開始修訂和談判過程。這一階段的關鍵是與內部用戶以及第三方（如供應商）協(xié)作的能力。
良好的文檔比較、更改跟蹤、版本控制和審核跟蹤對于此過程的順利運行非常重要。
步驟4-合同審批和執(zhí)行：
合同審批工作流通過確保所有需要審批的人都這樣做，從而保持流程高效運行。
無論是合同所有或特定部分需要批準的串行或并行工作流，工作流通常都可以根據合同類型、地區(qū)、金額、實體、風險等進行配置。通過電子簽名執(zhí)行合同有助于流程的順利結束。
步驟5-合同執(zhí)行與分析：
與合同生效時相比，簽署后的工作與簽署前的工作同樣重要，甚至可能更重要。因此，了解合同的執(zhí)行情況非常重要。
合同生命周期可以持續(xù)幾年，通常涉及許多里程碑和義務、付款、回扣、折扣等。了解這些，跟蹤、分配和完成這些對實現合同價值至關重要。
同樣重要的是評估合同整個生命周期的風險，隨著法規(guī)的變化或業(yè)務的發(fā)展，某些合同可能需要修改以反映新的環(huán)境。
步驟6-合同修訂：
修訂是合同生命周期的一部分。與原始合同相比，事情發(fā)生了變化，需要有效地處理修訂，同時不影響現有的流程或指導方針。
合同管理工具使此過程變得簡單，并跟蹤所有更改。
步驟7-合同到期或續(xù)訂：
通過自動警報和通知了解哪些合同即將到期或續(xù)簽，可以極大地幫助法律團隊優(yōu)先安排時間。
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