規(guī)范適當(dāng)?shù)牟少彿绞绞俏镔Y采購程序最優(yōu)化的基礎(chǔ)
采購方式的確定，通常在物資采購立項(xiàng)階段的項(xiàng)目批復(fù)環(huán)節(jié)，是決定物資采購后續(xù)程序的關(guān)鍵，目前采用比較多的是公開招標(biāo)、競爭性談判、比價(jià)采購、單一來源談判四種方式。四種方式各有利弊，應(yīng)當(dāng)在滿足物資采購要求的同時(shí)，最大限度地引入競爭機(jī)制，同時(shí)兼顧公平、公正原則。
在當(dāng)前國家局“應(yīng)招盡招”的指導(dǎo)思想下，公開招標(biāo)被認(rèn)為是物資采購的首選方式，通過向社會公開招標(biāo)公告征求意向企業(yè)，再通過一定的程序的綜合評價(jià)來確定中標(biāo)企業(yè)。但是公開招標(biāo)也有程序相對復(fù)雜，采購周期長的缺點(diǎn)。對所有項(xiàng)目無差別地采用公開招標(biāo)方式，雖然最大限度地降低了采用其他采購方式舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，但是對于數(shù)量少、金額小的采購項(xiàng)目，無異是一種資源的浪費(fèi)。而臨時(shí)性、突發(fā)性、緊急性的物資采購，例如突發(fā)病蟲害，急需采購農(nóng)藥，采用公開招標(biāo)程序又難以滿足其時(shí)間要求，因此應(yīng)當(dāng)針對項(xiàng)目數(shù)量、金額、采購標(biāo)的價(jià)格差別程度、市場供應(yīng)商的數(shù)量以及緊急程度和采購方式特點(diǎn)綜合考慮，通過民主集體決策的方式，選取最適合的采購方式，以確保采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)做到嚴(yán)格規(guī)范，又不造成資源浪費(fèi)。
規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件是物資采購有序進(jìn)行的條件
招標(biāo)文件的審計(jì)僅在采用公開招標(biāo)方式采購過程中進(jìn)行，發(fā)生在采購實(shí)施階段的采購實(shí)施準(zhǔn)備階段。在公開招標(biāo)程序中，無論是委托招標(biāo)還是自主招標(biāo)，招標(biāo)文件是需求單位向供應(yīng)商傳達(dá)采購具體信息最主要的方式。需求單位通過招標(biāo)文件向有意向的供應(yīng)商表達(dá)需要要求的具體要求，以及具體的評標(biāo)辦法。供應(yīng)商則根據(jù)招標(biāo)文件的要求進(jìn)行有針對性的投標(biāo)。招標(biāo)文件是嚴(yán)肅的，不僅是公開招標(biāo)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，也是影響招標(biāo)結(jié)果的重要因素，更是后期合同簽訂的重要依據(jù)，因此需要特別關(guān)注。其審計(jì)關(guān)注的要點(diǎn)一是招標(biāo)文件對需求商品的描述不能帶有明顯的排他性和歧視性，如指定品牌等，應(yīng)當(dāng)保證所有有能力、有意向的供應(yīng)商都有資格參與投標(biāo)。二是語言表達(dá)準(zhǔn)確，避免模糊，防止因言辭不準(zhǔn)確導(dǎo)致投標(biāo)商的理解偏差，導(dǎo)致后期招標(biāo)失敗。三是評分辦法的合理性，評分辦法要具體明確且具有可操作性，既要起到篩選作用，又不能過于苛刻。
嚴(yán)肅公正的招標(biāo)過程是物資采購圓滿成功的核心
作為采購實(shí)施階段最重要的一環(huán)，評標(biāo)委員會通過一定規(guī)范化的程序選定中標(biāo)供應(yīng)商。審計(jì)部門在此環(huán)節(jié)必須全過程參與，嚴(yán)格把關(guān)招標(biāo)程序，以保證招標(biāo)過程合法規(guī)范。關(guān)注的要點(diǎn)一是注意投標(biāo)商資質(zhì)的審查，通過對其經(jīng)營資格證書的審查，確保投標(biāo)商是符合招標(biāo)資格要求的有獨(dú)立參與投標(biāo)的能力，并有相應(yīng)的委托授權(quán)文書。
合法合規(guī)的采購合同是物資采購雙方利益的保障
采購合同的簽訂在中標(biāo)公告之后，是采購實(shí)施階段的結(jié)束環(huán)節(jié)。合同是具有法定約束力的文書，雙方簽訂合同也就意味著買賣契約關(guān)系的締結(jié)，雙方必須按照合同條款履行必要的義務(wù)，否則將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，因此對合同的審核必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。合同審核的關(guān)鍵點(diǎn)在于：
（一）合同內(nèi)容的審核。對采購合同內(nèi)容的真實(shí)性、合法性、有效性及可行性進(jìn)行嚴(yán)格審查，查看合同中是否含有不當(dāng)言詞或存在違法違規(guī)可能的內(nèi)容，是否使用模糊語言、易造成歧義，對約定的履約責(zé)任和服務(wù)承諾是否明顯夸大、與實(shí)際不符。
（二）合同關(guān)鍵條款的審計(jì)。合同約定的標(biāo)的數(shù)量、金額、規(guī)格型號是否準(zhǔn)確；合同約定的付款方式及保修期限是否明確等。
（三）合同一致性的審計(jì)。合同的一致性是指合同文本與招標(biāo)文件的一致性，特別是合同簽訂金額與中標(biāo)金額的一致性。
嚴(yán)格有效的資金管理是物資采購順利完成的標(biāo)志
物資采購的結(jié)束階段包括驗(yàn)收付款和整理歸檔兩個環(huán)節(jié)。由于物資采購管理程序中并無規(guī)定采購付款時(shí)必須經(jīng)審計(jì)的條款，而項(xiàng)目結(jié)束后審計(jì)部門要對整個物資采購的資金使用情況進(jìn)行審計(jì)，因此這一階段的審計(jì)工作應(yīng)該在驗(yàn)收付款之后的時(shí)間段進(jìn)行。資金管理審計(jì)應(yīng)當(dāng)包括兩個方面：一是項(xiàng)目資金的運(yùn)用情況審計(jì)。二是項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況審計(jì)。審查物資采購項(xiàng)目是否有超出預(yù)算金額情況，超支一定比例的是否有原審批機(jī)構(gòu)的批復(fù)；是否有采購金額明顯低于預(yù)算批復(fù)金額的情況，預(yù)算執(zhí)行率不高的原因是什么。對資金使用情況的審計(jì)應(yīng)形成報(bào)告，歸入物資采購檔案。
總之，對以上關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行有計(jì)劃、有針對性的監(jiān)督，變被動審計(jì)為主動審計(jì)，一定能夠使物資采購工作更加規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理水平進(jìn)一步提高。
作者：王凌飛王宇峰單位：洛陽市煙草專賣局
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