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我是 Meta煙中雯城 ，點(diǎn)擊上方 “關(guān)注”，我們來(lái)一起關(guān)注底層思維、管理理念和個(gè)人成長(zhǎng)方面的話題，同時(shí)也會(huì)感受到一種看待事物的全新方式。

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大家好！

昨天我和大家列舉了一些重要的“關(guān)鍵算子”，通過這些關(guān)鍵算子，在線數(shù)據(jù)表上各種數(shù)據(jù)所反映出來(lái)的狀態(tài)和趨勢(shì)將變得更為精細(xì)化，為行政采購(gòu)工作的精細(xì)化添磚加瓦。

在今天的文章中，我將和大家分享一下如何通過“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表”的方式，將這些過程指標(biāo)與主表的管理聯(lián)系在一起。

與上一篇文章相比，本篇更為注重落地和實(shí)踐。

關(guān)于“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表”

這里我結(jié)合過往的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何將關(guān)鍵算子結(jié)合到主數(shù)據(jù)表中進(jìn)行簡(jiǎn)單的說明。

相信大家已經(jīng)在上文的描述中發(fā)現(xiàn)了一些蛛絲馬跡，即我們可以針對(duì)每一個(gè)算子，設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)表，然后通過公式聯(lián)立到主表之中，參與主表中的各種運(yùn)算，最終呈現(xiàn)的將是運(yùn)算結(jié)果。

這樣做的目的只有一個(gè)，也就是確保這些算子能夠獨(dú)立進(jìn)行維護(hù)。

什么叫獨(dú)立維護(hù)呢？

首先，我們需要知道，行政采購(gòu)工作并不會(huì)是一成不變的，采購(gòu)的物資類型也會(huì)隨著企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)的變化而出現(xiàn)差異，這就決定了這些算子會(huì)經(jīng)常發(fā)生改變和更新的。

用過Excel的同學(xué)都知道，如果要在某個(gè)（列）單元格上實(shí)現(xiàn)下拉列表功能的話，需要進(jìn)入“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能進(jìn)行相應(yīng)的配置，主要是在配置框中定義相應(yīng)的選項(xiàng)。

如果是在配置框中直接定義下拉列表選項(xiàng)的話，那么一旦需要修改配置項(xiàng)的話，需要手動(dòng)選中所有的單元格，然后進(jìn)入配置對(duì)話框中進(jìn)行修改，效率非常低，并且非常容易出錯(cuò)。

我的日常習(xí)慣是，針對(duì)于這些選項(xiàng)，我會(huì)在Excel中新建一個(gè)過程表，在過程表中的某一列上輸入各個(gè)選項(xiàng)，一個(gè)單元格對(duì)應(yīng)一個(gè)選項(xiàng)，然后在配置對(duì)話框中選中這一列就行了。

這就是數(shù)據(jù)表中的“引用”原則，當(dāng)引用源出現(xiàn)變化時(shí)，所有的相關(guān)引用都會(huì)同步更新。

這樣做有兩個(gè)好處。

首先，這些選項(xiàng)更為醒目，便于在選項(xiàng)設(shè)計(jì)時(shí)實(shí)現(xiàn)“所見即所得”式的對(duì)照，

其次，一旦這些選項(xiàng)出現(xiàn)修改后，那么直接在過程表上進(jìn)行一次“單點(diǎn)更新”即可，更新的結(jié)果將會(huì)直接反映在所有聯(lián)立的單元格中，實(shí)現(xiàn)一種半自動(dòng)的更新。

三類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表

第一類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是采購(gòu)物資名錄。

采購(gòu)物資是行政采購(gòu)工作的核心數(shù)據(jù)之一，也是“數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)”，采購(gòu)工作的所有環(huán)節(jié)都與該數(shù)據(jù)密切相關(guān)。

無(wú)論是通過在線數(shù)據(jù)表對(duì)行政采購(gòu)工作進(jìn)行管理，還是通過復(fù)雜的系統(tǒng)進(jìn)行管理，我們都需要在系統(tǒng)中輸入采購(gòu)物資名錄。

一個(gè)詳實(shí)準(zhǔn)確、符合當(dāng)前行政采購(gòu)現(xiàn)狀的詳表對(duì)于后續(xù)的工作非常重要。

在此基礎(chǔ)上，我們可以衍生出更多的二級(jí)數(shù)據(jù)表，也就是采購(gòu)物資與其相關(guān)算子的對(duì)照數(shù)據(jù)表。

如果大家管理過其他業(yè)務(wù)模塊的話，那么也一定會(huì)遇到這樣的“數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)”。

比如對(duì)于人力資源部門的全員名單，在這樣一份名單中，會(huì)包含每個(gè)人的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如入職日期、身份證號(hào)、學(xué)歷、試用期時(shí)間等，這一全員名單也是后續(xù)實(shí)施人力資源管理的基礎(chǔ)。

同樣地，基于這張全員名單，我們可以補(bǔ)充相應(yīng)的對(duì)照項(xiàng)，比如上一篇中所說的各種閾值，從而形成相第三類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，也就是“算子對(duì)照清單”。

第二類數(shù)據(jù)表是備用物資名錄。

在行政采購(gòu)工作中，我們大概率會(huì)遇到物資缺貨的情況，特別是因?yàn)橐恍┎豢煽沽λ鶎?dǎo)致的，因此我們需要有一個(gè)“備用物資名錄”。

?根據(jù)上述原則二，我們需要針對(duì)一些風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)做好相應(yīng)的替代方案，比如，一些可能存在的物資缺貨現(xiàn)象是重要的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)之一，是需要我們盡力消除的。

備用物資名錄的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)仍然來(lái)源于“物資名錄”中所有涉及到的采購(gòu)物資，在這些物資的基礎(chǔ)上，找到具有風(fēng)險(xiǎn)的物資，然后結(jié)合過往的經(jīng)驗(yàn)和一定的調(diào)研工作，一一增加多個(gè)可替代方案，以備不時(shí)之需。

這一類數(shù)據(jù)表可以和主表進(jìn)行關(guān)聯(lián)，主要方式是在主表中增加相應(yīng)的引用列，當(dāng)新增了某一個(gè)物資的條目時(shí)，該列中將自動(dòng)提示相應(yīng)的替代方案。

不過，我的建議是不與主表進(jìn)行關(guān)聯(lián)，而是作為一張單獨(dú)的表維護(hù)，只有在需要時(shí)，才進(jìn)行對(duì)照查看，這樣不會(huì)影響主表的體驗(yàn)。

第三類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表則是相應(yīng)的算子對(duì)照清單。

算子對(duì)照清單就是上一篇文章中所說的各種閾值，比如建議采購(gòu)數(shù)量、通常采購(gòu)時(shí)長(zhǎng)等，每一個(gè)閾值對(duì)應(yīng)一張對(duì)照清單。

這類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是直接與主表進(jìn)行關(guān)聯(lián)的，可以引用作為主表中相關(guān)下拉列表的選項(xiàng)，也可以通過lookup系函數(shù)參與主表上更為精細(xì)化的運(yùn)算。

大家如果感興趣的話，可以按照上述說明進(jìn)行嘗試，這樣的方式不僅僅可以用于本專題所專注的行政采購(gòu)類事項(xiàng)，也能夠用于其他事項(xiàng)。

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作者 Meta煙中雯城

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