當(dāng)你從整體的角度考慮問(wèn)題時(shí)，設(shè)備采購(gòu)流程可能看起來(lái)簡(jiǎn)單明了：找到你需要的東西-購(gòu)買(mǎi)設(shè)備-接收設(shè)備-完成支付。
然而，全球經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)導(dǎo)致了這一過(guò)程的復(fù)雜性。與所有業(yè)務(wù)職能一樣，采購(gòu)可能變得復(fù)雜，并包含幾個(gè)階段。
下面你將了解設(shè)備采購(gòu)流程的各個(gè)階段，以及它們?nèi)绾斡绊懩愕慕M織。
了解設(shè)備采購(gòu)
正如你所知，設(shè)備采購(gòu)是尋找和購(gòu)買(mǎi)公司有效運(yùn)營(yíng)所需工具的過(guò)程。此過(guò)程旨在通過(guò)了解你需要什么并使用你內(nèi)部已有的設(shè)備來(lái)減少你的開(kāi)銷(xiāo)。
設(shè)備采購(gòu)流程基本上涵蓋了公司獲取所需工具的步驟，通常從提出購(gòu)買(mǎi)請(qǐng)求的那一刻開(kāi)始。
設(shè)備采購(gòu)流程沒(méi)有通用格式。采取的步驟會(huì)根據(jù)幾個(gè)因素而有所不同：公司的規(guī)模、位置、預(yù)算、消費(fèi)能力和結(jié)構(gòu)。
話(huà)雖如此，以下是設(shè)備采購(gòu)流程中最關(guān)鍵的部分。
確認(rèn)需求
不需要的東西不采購(gòu)。設(shè)備采購(gòu)流程的第一階段是確認(rèn)你需要的相關(guān)設(shè)備。對(duì)你的公司及其運(yùn)營(yíng)進(jìn)行徹底檢查將有助于認(rèn)識(shí)到這一需求。
創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)
下一步是創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)。
這些要求通常由需要相關(guān)設(shè)備的部門(mén)或工人提出。它們最終會(huì)得到貴公司采購(gòu)團(tuán)隊(duì)或采購(gòu)經(jīng)理的審查。
一旦收到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，該請(qǐng)求將轉(zhuǎn)變?yōu)椴少?gòu)訂單，公司將根據(jù)該訂單采取行動(dòng)。
檢查和選擇供應(yīng)商
你的公司還需要確定從何處獲取設(shè)備。
一些公司有供應(yīng)商目錄。它們本質(zhì)上是一份供應(yīng)商名單，公司在需要特定項(xiàng)目時(shí)會(huì)去找這些供應(yīng)商。另一方面，其他公司在需要商品時(shí)會(huì)立即尋找供應(yīng)商。
選擇供應(yīng)商后，你需要與他們建立關(guān)系，了解他們是如何工作的，以及他們是否有你所需要的東西。
談判
這是設(shè)備采購(gòu)流程中最關(guān)鍵的部分之一。選擇供應(yīng)商時(shí)，需要協(xié)商設(shè)備價(jià)格和采購(gòu)條款。
這些條款可能會(huì)有所不同，包括交貨時(shí)間、安裝服務(wù)（和成本）和運(yùn)輸費(fèi)用。
采購(gòu)訂單創(chuàng)建
采購(gòu)訂單是聲明你打算購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的文件。它概述了所有關(guān)鍵信息，包括產(chǎn)品的價(jià)格和規(guī)格。該文件還顯示了交易各方的義務(wù)。
一旦你與供應(yīng)商確定了所有細(xì)節(jié)，簽署了合同并將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，你就可以繼續(xù)交易了。
當(dāng)供應(yīng)商接受了訂單，雙方就建立了具有法律約束力的關(guān)系。
接收設(shè)備
設(shè)備交付后，你需要對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收和檢查，以確保其處于良好的工作狀態(tài)。如果設(shè)備不符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（可能缺少部件或以某種方式損壞），你可以拒收。
三方匹配步驟
雖然不是每個(gè)人都這樣做，但仍然建議這樣做。你的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)需要核對(duì)設(shè)備采購(gòu)流程中涉及的所有文件。這些是采購(gòu)訂單、包裝單（設(shè)備附帶的）和供應(yīng)商發(fā)票。
這一步驟將有助于防止任何可能最終導(dǎo)致你損失金錢(qián)的差異。
安排付款
一旦你確定一切正常，你就可以批準(zhǔn)供應(yīng)商的發(fā)票并支付必要的款項(xiàng)。
記錄保存
你需要維護(hù)正確的記錄，以便進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。這需要保存已完成采購(gòu)的所有文檔，特別是在稅務(wù)審計(jì)的情況下。
更加先進(jìn)的采購(gòu)流程
無(wú)論你是小型企業(yè)還是跨國(guó)公司，擁有正式的采購(gòu)流程對(duì)于在現(xiàn)代市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)至關(guān)重要。隨著自動(dòng)化和各種軟件工具的出現(xiàn)，采購(gòu)流程變得更加先進(jìn)。
現(xiàn)代端到端采購(gòu)解決方案8Manage SRM，通過(guò)以下方式改進(jìn)你的采購(gòu)流程：
○消除手動(dòng)、紙質(zhì)工作流程、記錄和存儲(chǔ)中的浪費(fèi)和費(fèi)用，繁瑣、耗時(shí)和大量任務(wù)的自動(dòng)化；
○集中采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)與富有洞察力的儀表板和基于規(guī)則的工作流程相結(jié)合，控制采購(gòu)支出并立即突顯任何預(yù)算外的支出；
○通過(guò) 360 度可見(jiàn)性和基于角色的訪(fǎng)問(wèn)控制來(lái)跟蹤從采購(gòu)到付款流程的任何方面；
○完整的數(shù)據(jù)透明度與改進(jìn)的協(xié)作和溝通相結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)更強(qiáng)大的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析和更具戰(zhàn)略性的決策；
○通過(guò)與供應(yīng)商系統(tǒng)集成以及供應(yīng)商績(jī)效、合規(guī)性和合同信息的透明度來(lái)改進(jìn)供應(yīng)鏈管理和供應(yīng)商關(guān)系管理；
○通過(guò)自動(dòng)三向匹配來(lái)控制暗采購(gòu)，該匹配將發(fā)票與采購(gòu)訂單和 GRN 進(jìn)行比較以確保一致性。
使你的采購(gòu)流程正規(guī)化和自動(dòng)化，并確保你購(gòu)買(mǎi)的商品和服務(wù)滿(mǎn)足你的即時(shí)需求。合適的電子采購(gòu)工具可以使采購(gòu)流程井然有序，還可以為你的業(yè)務(wù)增加價(jià)值、節(jié)省成本和提高生產(chǎn)力
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