前文介紹過了建立價格信息體系，掌握成本分析，管好采購人員等削減采購成本的方法，本文將繼續(xù)介紹削減采購成本的重要方法：管好采購過程。
我們可以看作，上一部分為鋪墊采購基礎(chǔ)的秣馬厲兵，這一部分則是出動真刀真槍的交鋒。
回顧前文：削減采購成本的方法（上）
四、管好采購過程
采購過程的控制非常復(fù)雜，要控制很多方面，也有許多專門的技巧與方法。
1. 采購的5R原則
5R原則是采購最基本的原則，5R是指適質(zhì)，適量，適價，適時與適地。
“適質(zhì)”講的是品質(zhì)始終符合標準。質(zhì)量要好，這是采購過程中最基本的前提。
“適量”講的是數(shù)量適當，不呆料，不囤料。最理想的狀態(tài)是“要多少買多少，不多不少剛剛好”。
“適價”講的是以合理成本取得所需物料。
“適時”指的是及時供應(yīng)，不斷料。常用準時交貨率來表示，這與采購周期直接相關(guān)，采購周期越短，材料準時交貨率越高。
“適地”指的是供應(yīng)商距離最短能最快速供料；物料與使用部門距離最短能最快速發(fā)料。這就要求就近采購，就近供應(yīng)，因此涉及“采購半徑”的縮短。
2. 三個關(guān)鍵性采購原則
5R原則是最基礎(chǔ)的，很容易理解。要做好采購過程控制，還得特別關(guān)注三個關(guān)鍵的采購原則:①不要遠離采購部門；②把力量集中在A類材料上；③不要加速完成采購。
（1）不要遠離采購部門
不要遠離采購部門就是強調(diào)，公司高層不論對采購熟悉還是不熟悉，都不要與采購部門及采購人員隔離開來，要參與進去。采購經(jīng)理要與公司總經(jīng)理保持直線匯報關(guān)系。最好堅持每周與采購部門經(jīng)理開一次正式的會議，讓他貼近匯報，充分顯示公司對采購的重視。
（2）把力量集中在A類材料上
A類材料是指占了采購金額80%比例的那些種類。把力量集中在A類物料上.是為了保證采購部門在成本最高的A類物料的選擇、交貨及周轉(zhuǎn)上花最多的工作時間。
（3）不要加速完成采購
要充分利用采購部門的專業(yè)經(jīng)驗，尋求盡可能低的采購價格與采購總成本。不要因為銷售預(yù)測不準或者缺乏正確的產(chǎn)品供應(yīng)計劃，就讓采購部門迅速采購。當采購部門最關(guān)注的就只有一個指標：交貨期，這時對于供應(yīng)商的選擇、質(zhì)量標準的建立與溝通、價格的談判、總成本的控制都難以實現(xiàn)。最終反過來可能還會影響正常的生產(chǎn)活動，因為買的東西未必真正適用。
3. 采購中的ABC管理法
建立一個有效的、有成本意識的采購部門最重要的一步是執(zhí)行ABC層次系統(tǒng)，要將主要精力集中在A類或AA類材料上，這是成本降低的努力方向。ABO管理的目的是使公司的財力集中在最重要的項目上。通過掌握A類材料供應(yīng)情況，就可以形成高效的庫存周轉(zhuǎn)。
前面講到了把力量集中在A類材料上，實際上就來源于ABC管理法。下面我們來看一看究竟什么是ABC管理法。
ABC管理法
如果公司采購的材料種類非常多，甚至A類材料的種類也超過幾十種的話，還可以對A類材料再進行ABC分層，分為AA類、AB類與AC類，并將管理的重點集中在AA類材料上。
4. 招標采購的技巧
（1）招標采購的基本原則
招標采購必須要遵循幾個基本的原則，即“三公+誠信”；公正、公平、公開和誠信。
招標采購的優(yōu)點主要有如下四個方面：
(1)規(guī)范采購行為
招標采購的基本原則里面強調(diào)了“三公”，即公正、公平與公開，同時招標采購有一整套嚴謹?shù)牧鞒蹋怯煽绮块T小組共同參與共同決策的一個過程。這有利于規(guī)范采購行為，減少甚至可以防范采購中的不良行為，規(guī)避了相應(yīng)的風(fēng)險。
(2)降低采購價格
招標采購時參與投標的往往是多家供應(yīng)商，他們之間互相競爭的結(jié)果，有利于招標方獲得價格優(yōu)勢，從而降低采購價格，甚至實現(xiàn)最低的采購總成本。
(3)獲得更多服務(wù)
除了關(guān)注價格外，招標方在評標時還需要比較服務(wù)條款等，這就促使供應(yīng)商在服務(wù)方面做出更多的承諾，有利于招標方獲得更多服務(wù)。
(4)開發(fā)更多潛在供應(yīng)商
2.兩種常用的招標采購方式
招標采購常用的方式有公開招標與邀請招標兩種，具體如下:
(1)公開招標
(2)邀請招標
招標采購要遵循標準化的流程，只要是采用招標采購，走的流程都是一樣的。這個流程反映的是公開招標的方式，里面清楚表達了如何發(fā)標、投標、確定評委、開標，評標以及中標，但如果是邀請招標的方式，在發(fā)標上投標環(huán)節(jié)會簡化一些。
招標采購流程
3. 招標采購的流程
(1)發(fā)標與投標
發(fā)標方先要制作一個標書，標書經(jīng)過審批之后進行上傳，傳到相應(yīng)的一些公開渠道。標書通過公開渠道公布之后，投標方能査閱到這個公告，然后下載，制作并提交完成的標書。
(2)開標、評標與中標
標書提交上來之后，發(fā)標方組織成立一個評審小組。評委可以從專家?guī)炖锩嫒ミx擇，也可以由公司內(nèi)部來自不同部門的有資質(zhì)的成員擔(dān)任。如果是國有的企業(yè)，將嚴格按照規(guī)定，從專家?guī)炖锩骐S機選擇評委，以防止一些利害沖突。
接下來是開標，并按照事前確定的標準評標。最符合條件的供應(yīng)商將被確定中標，然后宣布并公示，最后通知給中標方，就完成了整個招標采購的流程。
4.如何評標
評委們在評標時，通常采用綜合評分法，嚴格地遵循如下的四個步驟：
(1)符合性評審
(2)技術(shù)性審評
(3)商務(wù)性審評
(4)綜合性審評
5. 招標采購的幾個小技巧
(1)宣布凍結(jié)甚至削減價格：絕不接受漲價。
(2)A類材料每年至少競標一次并且公開進行，也可以將競標當做一種手段去壓價。
(3)招標采購時開標與評標可以參照寶潔公司的做法。
案例：寶潔公司的開標與評標
第一輪，各個供應(yīng)商投標完成后，評委立即開始打分，系統(tǒng)可以很快統(tǒng)計出結(jié)果。之后把所有供應(yīng)商集中起來，通報第一輪的結(jié)果。然后給一定的時間休息與準備，再轉(zhuǎn)入第二輪投標與評標。
第二輪之后，再次集中通報結(jié)果，才進入最后一輪。
最后一輪，競爭已經(jīng)到了白熱化。經(jīng)過前兩輪的對比，供應(yīng)商們都已心中有數(shù)、但又各自心懷鬼胎，在戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢中投下最后的標書，焦急地等待著寶潔的開標。寶潔公司的評委們深知供應(yīng)商的心理，第三輪的評標會相對漫長一些，一是為了顯示謹慎與莊嚴，二是為了制造一種緊張氛圍。評標結(jié)果出來之后，再次集中通報，并宣布最高分者中標，并對所有供應(yīng)商致謝。
5. 競爭性談判技巧
有人認為，采購就是做兩件事情:貨源，再貨源。談判，再談判。找到合適的貨源，談判合適的條款，這就是采購的主要內(nèi)容，可見談判對于采購的重要性。談判時有多個可選擇的貨源，就可以開展競爭性的談判。
（1）成功采購談判的三個要素
一個成功的采購談判，需要同時具備三個條件:①可達成協(xié)議;②要富有效率:③能維持關(guān)系。
衡量談判是否成功，最基本的依據(jù)是簽署一個雙方認同的有效力的協(xié)議;
同時還要看花了多少時間去達成這一個協(xié)議，花的時間太長，效率太低，談判也不算成功;最后還要看能否維持雙方的關(guān)系，簽署協(xié)議只是一個開始，更重要的是執(zhí)行協(xié)議，協(xié)議能否順利執(zhí)行取決于雙方的關(guān)系。
（2）不要讓你的采購人員談價格
這句話的本質(zhì)含義是：在談判價格的時候，要通過一個“跨部門小組”去執(zhí)行。
跨部門小組的成員將來自生產(chǎn)需求部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、采購部門、財務(wù)部門或者內(nèi)部審計部門。采購人員仍然參與其中。
在談判中真正砍價的時候，最好的辦法是有“砍價專家”專司此職，這也符合價格談判的獨立性原則。“砍價專家”要有異常強烈的成本意識，并且事先充分了解供應(yīng)市場，尤其要熟悉有關(guān)材料的價格構(gòu)成。“砍價專家”往往也不是采購人員，不需要過分顧忌對方感受。由他們大刀闊斧地砍價，逼著供應(yīng)商就范。談判結(jié)束后，由采購人員安撫他們的情緒。
（3）談判準備比談判本身重要
一個完整的談判過程包括是哪個環(huán)節(jié)：坦帕準備、外部談判以及談判總結(jié)。
談判過程簡述
6. 集中采購的威力
集中采購又叫做采購的中央化，它與分散采購是相對立的。集中采購是將所有采購的職能集中到采購部門，公司購買任何產(chǎn)品或者服務(wù)都通過采購部門來執(zhí)行。
（1）走向集中采購的三個階段
如果一個公司之前是分散采購，走向集中采購時往往要經(jīng)歷三個階段：
- 完全分散采購。不集中，但開始傳播集中采購的理念。
- 集中采購與分散采購并存。通用的產(chǎn)品先集中采購，不通用的仍然分散采購，或者實行“統(tǒng)談分簽”。
- 完全集中采購。這是真正意義上的集中采購，可以充分發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，充分體現(xiàn)集中采購的優(yōu)勢。
（2）集中采購的三個層次
- 第一個層次：將所有采購的職能集中到采購部門。
- 第二個層次：標準化產(chǎn)品的采購向單一供應(yīng)商集中。既可以減少了供應(yīng)商數(shù)目，又能將有限的采購資源向優(yōu)秀供應(yīng)商集中，可以獲得更好的質(zhì)量、價格、交貨以及服務(wù)保證。
- 第三個層次：不同產(chǎn)品的采購向同一個供應(yīng)商集中。
采購部門盡可能向同一個供應(yīng)商采購不同的產(chǎn)品。集成供應(yīng)的結(jié)果可以節(jié)省交易成本，同時因為規(guī)模更大，也增加了采購談判的力度，有利于獲得更低的采購價格。
（3）集中采購的優(yōu)點
分散采購的優(yōu)點是：適用性、靈活性以及速度與效率。
集中采購最大的優(yōu)點是采購總成本最低，具體來講可以總結(jié)為如下七點:
(1)采購量大，總成本降低，交期也更有保證。
(2)所購物品容易標準化。
(3)采購管理簡單化。
(4)不會因物資短缺內(nèi)部競爭導(dǎo)致價格上漲。
(5)有利于采購專業(yè)化分工與專業(yè)技能提升。
(6)推動供應(yīng)商的有效管理。
(7)有利于對采購活動進行更有效的控制。
7. 鼓勵供應(yīng)商之間的競爭
合理競爭可以降低成本，利于持續(xù)改善，最終形成雙贏的合作伙伴關(guān)系。
供應(yīng)商之間的競爭手段通常有兩種：一是差異化，二是低價格，而低價格用得更加普遍。新的供應(yīng)商想要和你做生意，在質(zhì)量認可的前提下，往往會以低價進入。有了備選的供應(yīng)商，才可以挑起他們之間的競爭。
在競爭的環(huán)境下，避免對單一供應(yīng)商產(chǎn)生依賴性，從而降低配合度。開發(fā)新的供應(yīng)商，以應(yīng)對現(xiàn)有供應(yīng)商無法提供滿意的質(zhì)量、成本和服務(wù)要求的情況。
8. 包裝和運輸優(yōu)化
包裝與運輸優(yōu)化是降低采購總成本的一個重要環(huán)節(jié)。在采購訂單上必須清楚說明包裝與運輸要求，這對進出口貿(mào)易尤其重要。要保證從采購、生產(chǎn)到交貨所有的成本都是最低的。
（1）包裝優(yōu)化
包裝最重要的功能是保護內(nèi)容物的質(zhì)量以及運輸與搬運的效率，只要實現(xiàn)這些功能就可以了，任何過度的包裝都是浪費。
包裝優(yōu)化的方法有如下幾種:
- 改變材質(zhì)。比如以塑料包裝代替紙質(zhì)包裝。
- 改變用量。比如包材厚度或者重量的改變。
- 多用標準包裝或者中性包裝。不僅可以節(jié)省印刷費用，更因為可以隨采購量的增加而降低采購成本，同時還可以減少庫存，降低倉儲成本。改為中性包裝后可以貼標簽來區(qū)分不同的產(chǎn)品。
- 增加重復(fù)使用次數(shù)。在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，包裝盡可能多次重復(fù)使用。
- 改變運輸方式也有利于包裝優(yōu)化。
- 建立生產(chǎn)聯(lián)盟也有利于優(yōu)化包裝。
（2）運輸優(yōu)化
運輸優(yōu)化有利于降低運輸成本。優(yōu)化運輸要控制好報價環(huán)節(jié)與結(jié)算環(huán)節(jié)，這兩個環(huán)節(jié)都涉及幾個關(guān)鍵點：運輸量、運輸價格、運輸距離、運輸路線、運輸目的地、到達時間、運輸單據(jù)以及信息交換等。這些關(guān)鍵點最終影響到運輸?shù)馁|(zhì)量、效率與成本，因此要仔細檢查與核實，以防發(fā)生錯誤。所有的內(nèi)容最后通過運輸合同來約定。
9. 延長付款時間
每個企業(yè)在日常運營中都非常關(guān)注應(yīng)收款與應(yīng)付款的管理。其基本思想就是應(yīng)收款盡早收回，應(yīng)付款延遲付出。降低成本的另一個簡單方法就是延長付款時間。
大多數(shù)供應(yīng)商寧愿多等一段時間，而不愿失去生意。延長付款時間可以為公司爭取更多的現(xiàn)金流，有利于提高資金效率，減少資金占用成本。因為當你將貨款付出之后，采購回來的材料可能還沒有使用完。
需要注意的是，這里所講的延長付款時間，是指在與供應(yīng)商談判時，要爭取更有利的付款條件，盡可能延長付款時間，然后在合同里面確定下來。但一旦確定下來，無論是30天，45天還是60天，到期該付款的時候就一定要及時付款。這與平時有些公司故意拖延貨款是兩回事，不能混為一談。畢竟商業(yè)信用是一件非常嚴肅的事，對于維持雙方長期友好的合作至關(guān)重要。
10.大力實施材料標準化
標準化可以降低總成本。有時為了總體上更大的節(jié)省，在某些環(huán)節(jié)成本也可能增加。
標準化的需求主要體現(xiàn)在新產(chǎn)品開發(fā)過程電。在開發(fā)新產(chǎn)品時，技術(shù)人員傾向于嘗試各種不同的技術(shù)與材料，很容易讓采購的清單越來越長，批量越來越小，從而削弱未來采購的優(yōu)勢，甚至讓采購變得非常復(fù)雜。
這就要求采購在新產(chǎn)品開發(fā)過程早期就參與進去，幫助研發(fā)部門盡可能多地利用現(xiàn)有的原材料以及包裝材料進行新產(chǎn)品的開發(fā)，從而減少采購的種類，有利干形成規(guī)模效應(yīng)，從而實現(xiàn)采購成本的降低。
在生產(chǎn)過程中，持續(xù)推動材料與包裝的標準化工作，也能起到相同的作用，比如中性包裝的應(yīng)用等。
11. 絕不簽署來自對方的格式合同
采購人員必須熟讀兩部法律文件，一部是之前提到的《中華人民共和國招標投標法》，另一部就是《中華人民共和國合同法》。
采購合同管理最重要：1.絕不簽署來自對方的格式合同；2.善用補充條款；
合同評審要由專業(yè)的法律人士去做，要么是公司自己的法律部門，要么是公司聘請的法律顧問。通過嚴格的合同評審，可以充分保障權(quán)益，降低風(fēng)險。
參考來源：《削減工廠成本的五大方法》，機械工業(yè)出版社，作者周云
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