采購是企業(yè)降本增效的重要一環(huán)，但中小企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營過程中很難對其進(jìn)行高效管理。我接觸了很多中小企業(yè)的老板，他們對采購管理的認(rèn)知依舊在防止采購員吃回扣上，包括在制度的制定上側(cè)重于對采購員的限制。當(dāng)然防止采購員舞弊是采購管理的要點(diǎn)之一，但并不是唯一的，依然有很多其他方面需要管理層來管控。接下來我將從制度建設(shè)、組織建設(shè)、流程設(shè)計(jì)、采購控制、采購支持幾個方面來給各位老板做介紹，希望對各位老板日后開展管理工作有所幫助。

采購制度建設(shè)

首先公司的采購管理必須先從戰(zhàn)略層面出發(fā)，即公司的管理層必須是采購管理的第一負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)。管理層應(yīng)當(dāng)擬定適合自己公司的采購管理制度，結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)明確公司采購業(yè)務(wù)開展的基本原則和基本準(zhǔn)則。一般來說，采購的基本原則有適時、適量、適質(zhì)、適價、適地，采購的基本準(zhǔn)則有廉潔從業(yè)、謹(jǐn)慎嚴(yán)謹(jǐn)、量入為出、妥善溝通。制度建設(shè)的重中之重就是對基本原則和基本準(zhǔn)則的落實(shí)。

基本原則：

• 適時：工業(yè)企業(yè)安排好的生產(chǎn)計(jì)劃必須得到順利實(shí)施，若原材料不能如期到達(dá)，生產(chǎn)線有停工待料的風(fēng)險；若原材料提前太久購入，又會造成庫存積壓太多，占用大量企業(yè)資金，造成經(jīng)營現(xiàn)金流緊張。采購部和供應(yīng)商約定交貨時間時，必須要綜合考慮生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃安排，約定適合的時間交貨。在簽訂合同后也要及時跟進(jìn)，督促供應(yīng)商按時交貨。
• 適量：采購部要預(yù)估企業(yè)的原材料需求、物料損耗、倉儲成本、運(yùn)輸成本來制定采購計(jì)劃，以此決定是采用一次采購還是分批采購。一次采購雖然能獲得價格折扣，但要考慮到大量物資帶來的倉儲成本上升，也有可能積壓企業(yè)資金；數(shù)量太少又可能影響流水線生產(chǎn)效率，不能滿足生產(chǎn)需求。所以采購部要督促供應(yīng)商按約定足量交貨。
• 適質(zhì)：采購部要推動長期合作的供應(yīng)商不斷地去完善其品質(zhì)管理體系，來提供質(zhì)量更加穩(wěn)定的物料。采購部要以適當(dāng)?shù)偷膬r格取得品質(zhì)優(yōu)良的物資供生產(chǎn)部使用，減少不良品率。當(dāng)然，條件允許的企業(yè)可設(shè)立質(zhì)檢部對采購部采購的物資進(jìn)行抽檢，相互制約。
• 適價：在滿足生產(chǎn)時效、需求數(shù)量、物料質(zhì)量的前提之下，采購部必須考慮最合理的價格。采購活動最終產(chǎn)生的成本效益是由價格來體現(xiàn)的，采購價格也是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分之一。采購部應(yīng)當(dāng)綜合考慮國際國內(nèi)市場供求關(guān)系、物資的種類及可替代性、是否需要長期供給等多方面因素，通過多渠道的報(bào)價、比價、議價、定價來尋求對企業(yè)最有利的價格。條件允許的企業(yè)也可參照政府采購制度舉行招投標(biāo)工作，以選擇最優(yōu)價格。
• 適地：采購部在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇近距離的供應(yīng)商進(jìn)行洽談，近距離供貨可以使得買賣雙方溝通更加便捷，可以及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)狀態(tài)和信譽(yù)情況，有利于更為準(zhǔn)確地評估供應(yīng)商資質(zhì)。許多企業(yè)在建廠時就會選擇產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)，國內(nèi)有許多地方政府會設(shè)立產(chǎn)業(yè)園區(qū)，企業(yè)在產(chǎn)業(yè)園區(qū)內(nèi)可以尋找所需的各類供應(yīng)商，節(jié)省溝通成本和物流成本，有利于企業(yè)的長期發(fā)展。

基本準(zhǔn)則：

• 廉潔從業(yè)：采購人員需要遵從職業(yè)道德，不能隨意拿供應(yīng)商回扣。實(shí)務(wù)中有許多采購人員經(jīng)不起誘惑，最終造成企業(yè)因使用不合格的原材料造成質(zhì)量事故。這邊要和采購人員提個醒，因采購受賄，提供質(zhì)量不符合要求的原材料或物料造成企業(yè)重大損失的是要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任的。所以采購人員廉潔從業(yè)即是企業(yè)的管理要求，也是避免職業(yè)風(fēng)險的重要保證。
• 謹(jǐn)慎嚴(yán)謹(jǐn)：在大家的印象里，財(cái)務(wù)人員是企業(yè)里最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T。其實(shí)，采購部也需要發(fā)揚(yáng)謹(jǐn)慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木?。采購部在擬定采購合同時，務(wù)必要按照生產(chǎn)部的生產(chǎn)需求，核定原材料或物料的數(shù)量、交貨時間、型號要求等，若因?yàn)槭韬龃笠赓徺I了不符合要求的物資，很有可能造成企業(yè)不必要的損失，這是可以避免的，我想并不是每個家庭都有“一個小目標(biāo)”的存款吧。
• 量入為出：采購部要遵從企業(yè)生產(chǎn)預(yù)算的要求，制定年度的采購計(jì)劃。雖然市場有很多的不可控因素，但是在采買過程中一定要綜合考慮，不能過多超出既定采購計(jì)劃的總金額，需要量入為出。企業(yè)是以盈利為目的的，采購部需要理解財(cái)務(wù)預(yù)算編制的本意，在不影響生產(chǎn)質(zhì)量的前提下為企業(yè)降本增效。
• 妥善溝通：采購部的工作需要對內(nèi)要與生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等部門溝通，對外要與各個供應(yīng)商溝通，采購人員在日常工作中要注意溝通技巧，提高溝通效率，優(yōu)先保證生產(chǎn)工作順利開展。

企業(yè)在進(jìn)行制度建設(shè)時就要圍繞基本原則和基本準(zhǔn)則根據(jù)自身的實(shí)際情況制定細(xì)則約束采購部及采購人員的行為，并給他們的工作提供便于執(zhí)行的準(zhǔn)繩，以此來降低企業(yè)的采購風(fēng)險。

組織架構(gòu)建設(shè)

有了采購制度之后，就要進(jìn)行組織架構(gòu)的建設(shè)。采購部的人員配備一般為采購經(jīng)理、采購主管和采購員。小微企業(yè)也可不設(shè)采購經(jīng)理和采購主管，直接由總經(jīng)理管理采購人員。大中型企業(yè)可以按照生產(chǎn)要求在采購部內(nèi)部分出A原料采購組、B原料采購組、辦公用品采購組、機(jī)物料采購組等小組，任命小組長或采購主管進(jìn)行管理，總的由采購經(jīng)理進(jìn)行管控。總而言之，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照自己生產(chǎn)的實(shí)際情況和要求，組建適合自己的采購組織架構(gòu)。

采購流程設(shè)計(jì)

企業(yè)制定了采購制度、有了組織架構(gòu)之后，自然而然地就需要設(shè)計(jì)采購流程。任何企業(yè)光有制度和組織是很難講任務(wù)進(jìn)行分解和管控的，企業(yè)必須有設(shè)計(jì)自己的流程動線，以保證業(yè)務(wù)可以有保障的實(shí)施。采購流程始于生產(chǎn)預(yù)算，終于績效考核，如下圖所示：

采購流程圖

其中，企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況設(shè)定采購主管、采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理的審批權(quán)限，也可根據(jù)企業(yè)部門的實(shí)際設(shè)置情況增加或減少采購流程。

采購控制

采購的控制，主要是對采購預(yù)算的事中控制。主要涉及的部門有采購部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部。采購部在采買過程中要遵循年初根據(jù)生產(chǎn)預(yù)算編制的采購預(yù)算執(zhí)行，若碰到需要臨時采買的，要由生產(chǎn)部牽頭走臨時采買申請，金額巨大的還必須由企業(yè)主要管理者批準(zhǔn)才可以采買。生產(chǎn)部是物資的實(shí)際使用部門，熟知生產(chǎn)工藝，應(yīng)當(dāng)向采購部提供各類物資的生產(chǎn)損耗率，協(xié)助采購部進(jìn)行數(shù)量測算，避免溝通不暢造成的物資供應(yīng)不足，影響生產(chǎn)計(jì)劃和交貨時間。財(cái)務(wù)部需要核對采購部提交的采購申請金額是否與采購預(yù)算一致，若偏離度超過了合理范圍，明顯高于或明顯低于歷年的經(jīng)驗(yàn)數(shù)值，則必須詢問金額偏離的原因，也可與采購部和生產(chǎn)部的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，若是市場原因的可標(biāo)注清楚報(bào)總經(jīng)理審批；若非市場原因，也應(yīng)督促兩個部門查明原因，避免企業(yè)潛在風(fēng)險。

采購支持

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要一環(huán)，除了對采購的監(jiān)督和控制之外，企業(yè)還需要對采購活動提供必要的支持。主要包括采購人員差旅費(fèi)報(bào)銷、必要的中介費(fèi)報(bào)銷和降本獎勵。這里的中介費(fèi)指的是質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)的檢測費(fèi)用，采購人員收到供應(yīng)商提供的樣品后企業(yè)很可能不具備相應(yīng)的檢測設(shè)備和檢測條件，必需要借助其他質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)的協(xié)助，這部分費(fèi)用是必須的，是不可避免的，應(yīng)當(dāng)給予支持。質(zhì)量事關(guān)企業(yè)信用馬虎不得，對于合理費(fèi)用企業(yè)應(yīng)積極提供支持，維護(hù)員工的主觀能動性。降本獎勵是對采購活動的褒獎，是對員工工作的認(rèn)可，企業(yè)可以按年度設(shè)立降本增效類的獎金，對工作高效負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行褒獎，在企業(yè)建立一個良好的工作氛圍，激勵員工再接再厲。

以上是我對采購管理工作的些許認(rèn)識，希望能給各位老板帶來啟發(fā)。

好了，這篇文章的內(nèi)容發(fā)貨聯(lián)盟就和大家分享到這里，如果大家網(wǎng)絡(luò)推廣引流創(chuàng)業(yè)感興趣，可以添加微信：80709525  備注：發(fā)貨聯(lián)盟引流學(xué)習(xí)； 我拉你進(jìn)直播課程學(xué)習(xí)群，每周135晚上都是有實(shí)戰(zhàn)干貨的推廣引流技術(shù)課程免費(fèi)分享！