采購流程是企業(yè)最敏感的問題之一。一般來說，在公司所有費用中，采購成本平均占30%。采購流程越可控、越透明、越高效，獲得的利潤就越多。
企業(yè)選擇電子采購系統(tǒng)的主要動機有3個：
○盈利和高效的采購流程
○可見性、透明度和可追溯性
○簡單快捷的采購
電子采購軟件是一套全面的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，專為公司及供應(yīng)商設(shè)計，促進招標流程的生命周期。該系統(tǒng)使公司和供應(yīng)商之間的關(guān)系能夠通過安全動態(tài)的環(huán)境進行主動管理。
電子采購系統(tǒng)是完全集成的系統(tǒng)，從需求管理開始，通過供應(yīng)商信息、電子招標、供應(yīng)商管理、訂單管理、物流、支付和記賬、倉庫和合同管理，將整個流程數(shù)字化。軟件不僅能提高效率，還有助于保護道德價值，如透明度和準確的評標。
實時成本跟蹤
跟蹤公司/項目的預(yù)算是否與計劃一致，是影響公司盈利能力的關(guān)鍵問題之一。在線采購系統(tǒng)確保以最優(yōu)惠的價格與最好的供應(yīng)商合作。
系統(tǒng)邏輯和功能的開發(fā)是為了提供實時報告。如果采購系統(tǒng)不能給你實時的預(yù)算報告，它就不可能跟蹤可能發(fā)生的預(yù)算偏差。你只有在預(yù)算偏差之后才有機會進行干預(yù)。建立在實時控制之上的系統(tǒng)可以在問題出現(xiàn)在采購流程之前進行干預(yù)，有助于防止經(jīng)濟損失。它能阻止采購沒有預(yù)算或在訂單階段超過預(yù)算的產(chǎn)品/服務(wù)，防止在整個公司購買不必要或額外的材料。
采購審批機制
無論采購系統(tǒng)如何實現(xiàn)，擁有多么花哨的功能，審批機制都是這項工作的關(guān)鍵。采購軟件應(yīng)包括可審核的審批機制，確保采購申請和供應(yīng)商選擇符合公司政策和程序。
靈活、可編輯的審批機制可用于流程所有階段，確保采購的準確性和透明度，而不會出現(xiàn)人工判斷錯誤的干預(yù)。
生產(chǎn)力和自動化流程
根據(jù)實際生活需要設(shè)計優(yōu)化的采購解決方案，使企業(yè)能夠加快自動化標準的采購流程，最大限度地減少人員、流程或供應(yīng)商相關(guān)的問題。系統(tǒng)幫助企業(yè)提高內(nèi)部流程效率并節(jié)省資源。
供應(yīng)商管理
確定供應(yīng)商的質(zhì)量/可持續(xù)性，從各個方面對其進行評估，這對你的采購過程至關(guān)重要。任何一種說明供應(yīng)商能力的文件都應(yīng)該保存在采購系統(tǒng)中。根據(jù)招標類型，系統(tǒng)應(yīng)不斷檢查并自動感知這方面的文件，再進行透明正確的供應(yīng)商選擇。應(yīng)根據(jù)供應(yīng)績效持續(xù)評估供應(yīng)商，并根據(jù)這些評估對新采購做出選擇。降低供應(yīng)商風(fēng)險能讓你控制在低績效供應(yīng)商上的額外支出，提高組織的利潤率。
在線采購和電子招標軟件保證在供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)中注冊的公司（供應(yīng)商）都知道公司內(nèi)部的相關(guān)投標。通過將供應(yīng)商與他們生產(chǎn)的產(chǎn)品或提供的服務(wù)進行匹配，系統(tǒng)可以自動通知供應(yīng)商有關(guān)需求的信息。
評標
如果你不能以相同的格式收集供應(yīng)商投標，你可能會在投標比較圖表中遇到困難?；诰W(wǎng)絡(luò)的在線采購系統(tǒng)擁有嵌入式標準投標入口屏幕和基于人工智能的投標比較工具，它可以自動為你提供最合適的報價。
供應(yīng)商信任及電子招標績效
在電子招標采購系統(tǒng)選擇上青睞于靈活、安全、能清晰表達供應(yīng)商選擇標準的系統(tǒng)。透明的電子招標伴隨著正確的流程，供應(yīng)商既能加快投標完成過程，又能提供最大的經(jīng)濟效益。
另一個影響電子招標流程績效的因素是投標參與人數(shù)。只有許多供應(yīng)商參與電子投標，才能獲得有競爭力的價格。系統(tǒng)可以識別歷史采購中最成功的供應(yīng)商，并強制接受類似供應(yīng)商的報價，這樣才能在質(zhì)量和預(yù)算上以最合適的方式完成招標。
要使“電子招標”運作正常，供應(yīng)商必須確保系統(tǒng)地管理透明且公平。供應(yīng)商的不合規(guī)或惡意意圖的認識可能會冒犯供應(yīng)商。如果供應(yīng)商信任平臺，就可以輕松給出最具競爭力的價格，否則供應(yīng)商可能會通過在投標過程中尋找系統(tǒng)的缺失或弱點來增加自己的利潤。
許多企業(yè)都在尋找方法來降低采購成本，而最佳方式是選擇一個強大的電子采購系統(tǒng)。8Manage SRM電子采購系統(tǒng)是一款全面的電子采購和供應(yīng)商管理軟件，可以記錄和控制采購的所有階段。系統(tǒng)促進了電子采購流程，還使采購人員能夠自動化各種活動、功能和程序，包括政策、合同和供應(yīng)商關(guān)系。8Manage的集中交易跟蹤、精確的三向匹配、簡化報告和主動支出分析有助于縮短采購周期，從而幫助企業(yè)提高流程效率并節(jié)省成本。
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