要做好采購(gòu)管理，首先要從采購(gòu)的作用和任務(wù)來說，只有了解這些才能知道從哪些方面來進(jìn)行改進(jìn)。
1、建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度
建立嚴(yán)格完善的采購(gòu)制度，不僅可以規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)，提高效率，杜絕部門之間扯皮，還可以防止采購(gòu)人員的不良行為。采購(gòu)制度應(yīng)明確物資采購(gòu)申請(qǐng)、授權(quán)人的審批權(quán)限、物資采購(gòu)流程、相關(guān)部門(特別是財(cái)務(wù)部門)的職責(zé)和關(guān)系、各種物資采購(gòu)的規(guī)定和方法、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。
2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度
對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除了編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)包括付款條件、交貨條件、交貨期、質(zhì)量等級(jí)、銀行賬號(hào)等，每個(gè)供應(yīng)商的檔案在備案前都應(yīng)嚴(yán)格審核。企業(yè)采購(gòu)必須在歸檔供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期更新，并由專人管理，同時(shí)，建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。關(guān)鍵材料供應(yīng)商需經(jīng)質(zhì)檢、材料、財(cái)務(wù)等部門共同考核后方可進(jìn)入，如果可能，他們應(yīng)該去供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行評(píng)估。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，對(duì)考核問題逐一打分，只有那些達(dá)到或超過評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的人才可以成為存檔供應(yīng)商。
3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系
企業(yè)采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)的所有材料建立價(jià)格檔案，對(duì)于每一批采購(gòu)物品的報(bào)價(jià)，首先要與存檔材料的價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上收購(gòu)價(jià)不應(yīng)超過文件中的價(jià)格水平，否則應(yīng)詳細(xì)說明。對(duì)重點(diǎn)材料的價(jià)格，建立價(jià)格評(píng)估制度，公司相關(guān)部門組成價(jià)格評(píng)估小組，定期收集相關(guān)供貨價(jià)格信息，對(duì)現(xiàn)有價(jià)格水平進(jìn)行分析評(píng)估，并對(duì)已歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)估和更新。
4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格
根據(jù)采購(gòu)人員的工作表現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本，定期制定其重點(diǎn)監(jiān)控的材料的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，鼓勵(lì)采購(gòu)人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷降低采購(gòu)價(jià)格。也可以將標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格與價(jià)格評(píng)價(jià)體系相結(jié)合，提出獎(jiǎng)懲措施，對(duì)完成降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)未完成降低采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員，分析原因，確定處罰措施。
5、把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)
價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購(gòu)人員應(yīng)注意價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)。
6、以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商
對(duì)于大宗材料采購(gòu)，一種有效的方法是實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)，通過供應(yīng)商之間的相互比價(jià)往往可以得到最低價(jià)。此外，對(duì)于相同的材料，要找到更多的供應(yīng)商，通過選擇和比較，對(duì)不同的供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比，使公司在談判中處于有利的地位。
7、充分進(jìn)行采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息收集
一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，就必須充分重視對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集整理。只有這樣才能充分了解市場(chǎng)情況和價(jià)格走勢(shì)，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)應(yīng)盡量邀請(qǐng)第三方采購(gòu)信息咨詢公司，對(duì)所有材料和零部件的市場(chǎng)信息進(jìn)行評(píng)估和調(diào)查，并定期形成研究報(bào)告。這樣可以有效降低公司的成本，使公司在監(jiān)管審核中得到進(jìn)一步的提升，從而增強(qiáng)公司的競(jìng)爭(zhēng)力！
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